Dans un monde où la technologie évolue à une vitesse fulgurante, il est essentiel pour les dirigeants de TPE/PME de maitriser les bases de la gestion informatique. Non seulement cela permet de gagner en autonomie, mais cela assure également une meilleure protection des données et une optimisation des ressources.
Cet article vous présente dix actions concrètes pour simplifier la gestion de votre informatique et vous libérer des tracas quotidiens. En suivant ces conseils, vous pourrez non seulement améliorer l’efficacité de votre entreprise, mais aussi anticiper les problèmes avant qu’ils ne surgissent.
Pour aller encore plus loin, découvrez comment un Directeur des Systèmes d’Information (DSI) à temps partagé peut vous faire gagner un temps précieux tout en assurant une gestion optimale de votre infrastructure informatique.
1. Où sont stockées mes données ?
Il est crucial de savoir exactement où vos données sont stockées : sur site, dans le Cloud, ou chez un fournisseur tiers. Vous allez vous créer un document dans lequel vous allez définir pour chaque service où sont stockées les données. Cela vous permet de comprendre les risques et les avantages de chaque solution, assurant une meilleure gestion de vos ressources informatiques.
2. Comment mes données sont-elles protégées ?
La protection des données est essentielle dans un monde où les cyberattaques sont courantes. Discutez avec votre prestataire des mesures de sécurité mises en place pour protéger vos informations. Demandez des détails sur les pare-feux, les protocoles de cryptage et les stratégies de sauvegarde afin de minimiser les risques de violation.
3. Qui peut consulter mes données ?
Il est vital de contrôler l’accès à vos données sensibles. Régulièrement faire un point avec votre prestataire pour identifier qui a les autorisations pour accéder à quelles informations. Une gestion stricte des droits d’accès permet de protéger vos données critiques et de garantir que seules les personnes autorisées peuvent les consulter.
4. Comment circulent mes données ?
Comprendre comment vos données circulent à travers vos systèmes est crucial pour leur sécurité et leur efficacité. Demandez à votre prestataire informatique de vous expliquer les différents canaux de communication utilisés, tels que les messageries, les réseaux et les protocoles de sécurité. Cela vous aidera à utiliser vos ressources de manière plus cohérente et sécurisée.
5. Qu’est-ce qui peut ralentir mes services ?
Des services lents peuvent impacter négativement votre productivité. Identifiez avec votre prestataire les facteurs qui peuvent ralentir vos systèmes, comme les données obsolètes ou les logiciels inefficaces. En recevant des conseils pour optimiser vos ressources, vous pouvez maintenir des performances élevées et éviter des temps d’arrêt couteux. Pour cette analyse, faites confiance aux utilisateurs pour vous remonter les problèmes et ainsi les centraliser.
6. Quelles applications peuvent m’aider ?
De nombreuses applications peuvent améliorer la gestion de vos projets et la collaboration au sein de votre équipe. Demandez à votre prestataire des recommandations sur des outils comme Trello, Slack, Bitrix24 ou Wunderlist. Ces solutions peuvent simplifier votre travail quotidien et augmenter l’efficacité de votre équipe.
Dans beaucoup de PME, c’est l’email qui est utilisé pour déléguer le travail entre les collaborateurs. Mettre en place un système de gestion de projet et/ou de délégation des tâches fluidifie la délégation. Cela permet aussi d’identifier d’un seul coup d’œil des points de friction dans la charge de travail de vos collaborateurs.
7. Quelle solution pour moi en cas de sinistre ?
Il est essentiel d’avoir un plan de reprise après sinistre en place. En cas de catastrophe, telle qu’un incendie ou une inondation, votre installation informatique pourrait être endommagée. Assurez-vous que votre prestataire a une stratégie pour restaurer rapidement vos opérations à partir des sauvegardes récentes.
Avant de commencer, vous devez prioriser vos services : qui doit redémarrer en premier ?
8. Comment gérer les mises à jour ?
Les mises à jour régulières des logiciels sont cruciales pour la sécurité et la performance de vos systèmes. Discutez avec votre prestataire de la gestion des mises à jour dans un environnement collectif. Ignorer ces mises à jour peut ralentir vos systèmes ou compromettre vos données. Adoptez une stratégie proactive pour maintenir vos logiciels à jour.
9. Quelle législation concerne l’usage de mes données ?
Le respect de la législation sur la protection des données, comme le RGPD, est obligatoire. Votre prestataire doit vous informer des obligations légales liées à l’utilisation de vos données. Comprendre ces règlementations vous aide à éviter les sanctions et à gérer vos données de manière responsable.
10. Comment la solution proposée évolue-t-elle ?
Les solutions informatiques doivent évoluer avec vos besoins. Assurez-vous que votre prestataire suit les évolutions technologiques et adapte ses services en conséquence. Un partenaire proactif vous aidera à rester compétitif en mettant à jour vos systèmes en fonction des dernières avancées du marché.
11 Optimiser l’utilisation des équipements
Limitez le nombre de périphériques utilisés et favorisez les appareils à faible consommation énergétique. Optez pour des ordinateurs et serveurs à haute efficacité énergétique et planifiez leur renouvèlement de manière responsable.
Recourir à un DSI à temps partagé : un gain de temps considérable
faire appel à un Directeur des Systèmes d’Information (DSI) à temps partagé peut grandement simplifier la gestion de votre informatique. Ce professionnel apporte son expertise stratégique et opérationnelle, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier tout en assurant une gestion efficace et sécurisée de vos systèmes informatiques. Vous gagnez ainsi en sérénité et en efficacité, en optimisant vos ressources et en anticipant les évolutions nécessaires.