Le 16 mars 2020, fut le jour de la transformation digitale nationale : a partir de demain 17 mars 2020 12h la France est confinée.
Dans l’urgence toutes les entreprises ont cherché à mettre en place des solutions de télétravail. Les accès VPN, les accès via contrôle à distance du poste, les déménagements du poste de travail à la maison.
Jamais la transition digitale ne fut aussi évidente pour tous les dirigeants. Il a fallu ensuite organiser des réunions à distance, le travail collaboratif, l’espace de travail au domicile.
Cela va durer
Ce qui a été construit avec les moyens du bord pour gérer une urgence est progressivement devenu une habitude.
Chacun connait maintenant les limites et les avantages du télétravail. Certaines limites sont liées à l’environnement (les enfants, la taille du logement, etc.), d’autres sont liés à comment nous avons vécu ce confinement et enfin les limites par l’usage des solutions choisis pour le télétravail.
Si vous aviez l’habitude de travail avec 2 écrans, pour gagner du temps dans votre quotidien, vous n’avez peut être plus qu’un écran 14” portable pour télétravailler.
En matière d’informatique, utiliser le mauvais outil,
c’est comme utiliser un tournis plat pour une vis cruciforme.Cela fonctionne, mais on perd du temps.
Cédric DELBERGHE
Point de vue de dirigeant
Depuis plusieurs années j’accompagne des entreprises à mettre en place la collaboration en ligne et le télétravail.
Au cours de nombreux échanges, j’ai catégorisé la vision du télétravail par les dirigeants :
- Le télétravail c’est impossible chez nous
- Les télétravailleurs font semblant de travailler
- Mes collaborateurs sont plus efficaces au bureau
- Le télétravail va provoquer des litiges au tribunal des prudhommes
- Nous voulons du télétravail pour certains salariés qui ont des contraintes certains jours
- Grâce au télétravail, nos collaborateurs sont plus impliqués dans l’entreprise
Et pourtant, face a ses mesures prises pour lutter contre le Covid-19, pratiquement toutes les entreprises ont mis en place une solution de télétravail, de fortune pour certaines.
Créer un espace de travail sécurisé et efficace pour le télétravail
Si votre ERP, solution de gestion, est installé sur vos serveurs, la mise en place de VPN est la meilleure solution pour ces applications. Et si vous avez 2 écrans chez vous, vous pouvez lancer des sessions distantes sur 2 écrans.
Pour la gestion des réunions en ligne, vous pouvez utiliser GotoMeeting, Webex, Skype (nombre réduit de participants), Jitsi (Open Source), Google Meet. Zoom, malgré leur effort, n’est pas pour l’instant fiable et confidentiel sur le contenu de vos échanges. Si vous avez des problèmes de débit, vous pouvez utiliser l’appel par téléphone au lieu de par votre ordinateur.
Travail d’équipe
Pour la gestion du travail d’équipe, vous pouvez utiliser Slack ou Microsoft Teams. Microsoft Teams est un outil de travail d’équipe autour de projets. C’est l’une des raisons pour lesquelles le nombre de participants (vignette) est limité. Par contre pour travailler autour de projet, c’est l’outil idéal.
Microsoft Teams, Slack, Google Hangout, est des outils parfait pour remplacer les emails au sein de l’entreprise. Ils permettent de garder une trace des conversations, dans un ordre logique, qui permet de rapidement reprendre le fil.
Grâce à de très nombreux connecteurs, Microsoft Teams s’intègre facilement avec de très nombreux services cloud pour la gestion de projet, le partage de fichier, etc.
La gestion des emails
Pour les emails, je vous recommande d’utiliser l’interface Web de votre solution de messagerie. Cela évitera de créer des copies de message sur un ordinateur personnel. Sinon l’usage d’un service IMAP ou Exchange pour Outlook, mais cela nécessite de réaliser des configurations sur des postes que vous ne maîtrisez pas.
Les fichiers bureautique
Pour le travail sur les fichiers bureautique, vous avez plusieurs solutions possibles :
- la solution VPN est très chère à cause des licences à installer sur le serveur
- La copie de fichiers sur clés USB n’est pas sécurisée ni sauvegardée
- La synchronisation de dossiers via des solutions cloud : KDrive, Google Drive, DropBox, Sharepoint
- La synchronisation de partage serveur Windows via des applications comme Acronis.
- Le travail à distance avec la synchronisation Drive Synology
Bien sûr que ce sont les solutions de synchronisations qui sont les meilleures, les plus fiables et les plus sécurisés. Mais elles nécessitent d’avoir été pensé à l’avance.
Et la téléphonie
Les entreprises qui utilisent des standards modernes ont pu transférer les lignes directes des collaborateurs sur leur portable.
Mais pour les autres, ce fut soit astreint au bureau, soit renvoie de tous les appels sur le mobile du dirigeant, avec toutes les dérives que cela a engendré.
La digitalisation des processus papier
Comme me le faisait gentiment remarquer un dirigeant de PME savoyarde pendant le Covid-19 : Cédric, t’es pas sympa de parler de ce que nous ne pouvons toucher.
La digitalisation des PME est un enjeu pour les années futures et qui facilite grandement le télétravail.
Et vos collaborateurs
Nous avons dû tous faire face au confinement, avec parfois des situations ubuesques pour essayer de travailler à distance.
Ainsi certains de vos collaborateurs, vous annoncerons, tant que l’école, la garderie n’a pas ouvert, c’est impossible de télétravailler convenablement. Certains envisagent de déménager pour capitaliser sur cette expérience.
Comment allez-vous, avec le déconfinement, accompagner vos salariés dans le nouveau télétravail en cas de mise en quarantaine.
Les 3 risques que vous avez oublié
- La sécurité des ordinateurs personnels de vos collaborateurs n’est pas gérée par vous.
- Les données qui sont copiées sur les ordinateurs personnels ne sont pas gérées par vous
- Les fichiers de travail sont disponibles en copie sur les ordinateurs de vos collaborateurs
Si vos collaborateurs utilisent leur ordinateur personnel, toutes les données qui seront copiées sur celui-ci ne vont pas disparaître. Vos collaborateurs devront avoir une procédure pour les supprimer, qu’ils pourront respecter.
Si demain un ordinateur d’un de vos collaborateurs est infecté, il est tout à fait possible que les documents soient disponibles rapidement sur internet en libre service.
Les pires erreurs que j’ai vécues pour les réunions à distance
Je participe depuis le confinement à beaucoup (trop) de réunion à distance. Grâce à ces 3 règles, vos réunions se passeront beaucoup mieux :
Avoir un ordre du jour pour une réunion de 45 min
- Prévoyez des poses toutes les 45 min
- Eviter le monologue, engager régulièrement vos participants
- Vous allez devoir gagner du temps
Maintenant, nous savons
Hormis dans les films de fiction, et notamment Contagion personne n’avait imaginé de confiner chez soi la population d’un pays.
Maintenant, nous savons que c’est possible, que cela est arrivé, que cela peut de nouveau arriver avec une 2ème vague, une nouvelle souche virale l’année prochaine ou plus tard.
Vous avez commencé dans l’urgence votre migration vers le digital, vous ne pouvez plus faire machine arrière.
Comment allez-vous maintenant arrêter de perdre du temps, et mettre en oeuvre les bons outils pour les bonnes taches ?
Pendant le Covid-19, vous avez dû gérer tant bien que mal la situation, maintenant avec le déconfinement vous allez devoir renforcer les bonnes pratiques.
C’est grâce à de bonnes pratiques, et des processus maitrisés que le digital va vous aidez à gagner la reconstruction, le renforcement de votre activité.
Référence : article 5 étapes covid